L’organisation d’un mariage représente un véritable casse-tête entre les délais à respecter, les réservations à effectuer, les commandes à passer mais encore. Ainsi, l’utilisation du retroplanning de mariage peut rapidement devenir indispensable. Le retroplanning du mariage permet non seulement une bonne organisation mois par mois, mais il offre également un gain de temps inestimable. L’organisation qui peut paraître à une montagne à grimper ne sera plus qu’un simple guide à suivre.
Qu’est ce que le retroplanning ?
Le principe du retroplanning
Le retroplanning désigne un planning sous forme de calendrier utilisé dans le but de planifier la gestion de projets, mais aussi de planifier et suivre l’état d’avancement de chaque projet.
Présentant une liste de tâches avec les charges de travail nécessaires à la réalisation de l’événement en question ainsi que les personnes responsables et les échéances (date de début, date de réalisation de chaque tâche, date de fin de projet).
À l’inverse d’un planning classique, le rétroplanning est un outil de gestion de projet qui utilise une méthode de planification inversée. En d’autres termes, le retroplanning s’élabore à partir de la date de fin du projet.
Le principe de ce planning étant de permettre au chef de projet de fixer les dates auxquels les tâches doivent être réalisée pour avoir un suivi du projet plus réaliste et repartir au mieux les tâches des personnes concernées. Habituellement, le projet met en avant non seulement les actions à effectuer, mais aussi les budgets à respecter pour un pilotage du projet plus simplifier.
Méthode connu dans le management de projet, le retroplanning permet alors de :
- Planifier un projet ou gérer un projet ;
- Piloter certaines tâches ;
- Suivre le projet et l’avancement du projet ;
- Prendre conscience de la faisabilité de la conduite de projets.
Les étapes du retroplanning
Le retroplanning comporte 4 étapes clés comme suit :
- La définition des tâches ;
- La mise en ordre chronologique de ces tâches ;
- L’insertion des dates de réalisation ;
- L’élaboration d’un diagramme de Gantt.
Comment réaliser un retroplanning pour un mariage ?
12mois avant le grand jour
Il est recommandé de commencer à planifier son mariage une année à l’avance dans la mesure du possible.
Lors de cette première période, les mariés pourront se concentrer sur le choix de la robe et de la tenue du marié, le choix des demoiselles d’honneur, l’élaboration d’un budget, de la liste des invités et du thème du mariage. Il est préférable de directement choisir à cette période le lieu de réception ainsi que le traiteur et les décorateurs. En prenant de l’avance sur les préparatifs, les mariés pourront prendre quelques inspirations dans les divers sites et salons du mariage.
6mois avant le grand jour
Après une bonne rétrospective sur les envies des mariés, le 6ème mois peut être consacrée sur l’élaboration et l’envoie des invitations ainsi que la recherche des derniers prestataires non choisis : DJ, photographe, fleuriste….
3mois avant le grand jour
Il est nécessaire de prendre le temps de commander les boissons du mariage, goûter les plats du traiteur et tester le maquillage ainsi que la coiffure pour le jour-j. Côté administratif, il faut veiller à ne pas oublier de déposer les dossiers administratifs à la mairie.
Les derniers mois
Lors des derniers mois, il est important de faire les dernières mise au point avec les prestataires et les témoins pour minimiser les risques d’imprévus. Au-delà de ça, il est important pour les mariés de prendre du temps pour eux et évacuer tout le stresse en allant au spa ou en faisant même un petit week-end loin de toutes pressions.
Quel sont les meilleures astuces pour organiser un mariage ?
Pour organiser un mariage au mieux et écarter les risques d’imprévus, il existe certaines astuces qui s’avèrent des plus efficaces. Gérer la pression du stresse est l’astuce numéro une pour une organisation sans faille. Ensuite, il est indispensable de se poser les bonnes questions en termes de budget, de choix des prestataire. Faire des check-lists permet de faire le point sur les tâches déjà effectués, ce qui peut éventuellement aider les mariés. La clé d’une organisation réussie selon les wedding planner, est le respect des délais imposés. En plus de limiter les imprévus, veiller à respecter le timing écarte toute probabilité de retard.
Pourquoi choisir la technique du retroplanning pour un mariage ?
Se servir de la technique du retroplanning permet au marié d’avoir un aperçu sur l’avancement de l’événement, sur les tâches déjà accomplies et sur les personnes impliquées, le tout avec un suivi du temps restant jusqu’au grand jour. Décomposer les tâches par mois et par personne diminue le stresse et facilite l’entreprise des différentes actions à prendre.